05/03/2022

Mô hình chuyển đổi số doanh nghiệp tại Hải Phòng

Công nghệ là một trong những khía cạnh chính cần được xem xét khi bạn đang có kế hoạch chuyển đổi số doanh nghiệp của mình thành một nơi làm việc hiện đại và tinh gọn.

Chuyển đổi số Hải Phòng

Mô hình chuyển đổi số được phát triển bởi Laserfiche, để giúp các doanh nghiệp hiểu được họ phải bắt đầu từ đâu với quá trình chuyển đổi. Có năm giai đoạn chính mà mọi doanh nghiệp nên trải qua trong hành trình số hóa.

Chuyển đổi số yêu cầu một cách tiếp cận đa ngành bao gồm nhiều tác nhân, quy trình và kiến thức hơn:

Quản trị và lãnh đạo phải có khả năng hướng dẫn sự phát triển của doanh nghiệp
Con người và hoạt động phải được tham gia vào quá trình biến đổi và thay đổi
Tạo ra các quy trình và chiến lược cải thiện điểm tiếp xúc và trải nghiệm khách hàng
Giới thiệu các số liệu và năng lực trong doanh nghiệp giúp tăng khả năng đọc hiểu kỹ thuật số
Tích hợp công nghệ giữa các chức năng, nhóm và quy trình để hỗ trợ trải nghiệm khách hàng toàn diện;
Thu thập dữ liệu, thông tin chi tiết và phân tích cũng như đo lường các sáng kiến do doanh nghiệp phát triển.

Mô hình chuyển đổi số sẽ diễn ra theo các giai đoạn sau

Giai đoạn 1: Chuyển từ thông tin giấy sang thông tin số. Khi một doanh nghiệp đang gặp khó khăn với việc quản lý các tài liệu giấy, vì nó nằm rải rác, khó tìm hoặc phòng lưu trữ lộn xộn, điều đó có nghĩa là doanh nghiệp đang ở giai đoạn một của mô hình chuyển đổi số. Bước đầu tiên là bắt đầu quét tất cả các tài liệu giấy thành tài liệu điện tử, cho phép tải lên, xem và thậm chí xuất tài liệu.

Giai đoạn 2: Phân loại tài liệu. Khi bạn thường gặp các vấn đề như không có quy tắc và phân loại dẫn đến thực hành nộp hồ sơ không nhất quán, tài liệu số không được sắp xếp hoặc không thể lấy một tài liệu số nhất định, điều đó có nghĩa là doanh nghiệp của bạn đang ở giai đoạn hai của mô hình chuyển đổi số. Chẳng hạn, các tài liệu như hóa đơn hiện có thể được đặt trong danh mục ‘tài khoản phải trả’, điều này sẽ giúp bạn dễ dàng điều hướng và dễ bảo mật hơn. Các thực hành về tệp cũng sẽ trở nên nhất quán và công việc và sự cộng tác sẽ được sắp xếp hợp lý; nói cách khác, các tài liệu phải hỗ trợ tuân thủ có thể được truy cập ngay lập tức.

Giai đoạn 3: Quá trình loại bỏ các quy trình kém hiệu quả. Doanh nghiệp của bạn đang ở trong giai đoạn này khi các tài liệu vẫn bắt nguồn từ trên giấy trước khi được quét vào kho lưu trữ, khi các quy trình không được chuẩn hóa, khi các tác vụ và quy trình nhất định được theo dõi trong e-mail thay vì kho lưu trữ và khi các nhà lãnh đạo doanh nghiệp thiếu khả năng quản lý và kiểm toán quyền truy cập thông tin. Để giải quyết vấn đề này, bạn phải loại bỏ tất cả các biểu mẫu giấy được tiêu chuẩn hóa và thay thế chúng bằng một tập hợp nhỏ hơn các biểu mẫu điện tử được tiêu chuẩn hóa có thể được gửi thông qua mạng nội bộ của doanh nghiệp bạn.

Sau đó, các biểu mẫu có thể được gửi trực tiếp đến các nhà quản lý có liên quan để được xem xét và ký. Bạn sẽ nhận thấy rằng thời gian và nguồn lực lãng phí sẽ được giảm đáng kể, các quy trình lặp đi lặp lại sẽ được xác định và chuẩn hóa, trách nhiệm giải trình về cách xử lý thông tin sẽ được tăng lên, đồng thời các báo cáo và công cụ kiểm toán sẽ giảm nguy cơ không tuân thủ.

Giai đoạn 4: Bao gồm các quy trình khác nhau. Bạn sẽ biết doanh nghiệp của mình đang ở giai đoạn thứ tư của .ô hình chuyển đổi khi bạn gặp các khó khăn về tự động hóa sau:

Các quy trình tự động được thực hiện, nhưng chúng thực sự khó hiểu đối với nhân viên.

Không có giám sát chính sách dữ liệu rõ ràng do dữ liệu không đầy đủ.
Bạn không thể đo lường thành công hay thất bại.
Khi bạn gặp khó khăn trong việc tích hợp những người khác, chẳng hạn như khách hàng vào quy trình của bạn.

Giai đoạn 5: Loại bỏ sự kém hiệu quả. Nội dung của bạn được bảo mật và tất cả tài liệu của bạn đã được số hóa và bạn có thể truy cập dễ dàng, nhưng không có nghĩa là quá trình chuyển đổi của bạn đã hoàn tất. Bạn vẫn có thể gặp phải những khó khăn, chẳng hạn như: